Deschiderea unui SRL este una dintre cele mai folosite variante pentru cei care vor să înceapă o afacere în România. Societatea cu răspundere limitată poate fi potrivită atât pentru o activitate pornită de o singură persoană, cât și pentru o afacere în care sunt implicați mai mulți asociați. Înainte de înființare, merită însă să stabilești câteva lucruri importante despre activitate, sediu, codurile CAEN, administrarea firmei și obligațiile fiscale.
O firmă poate fi înființată relativ repede atunci când documentele sunt pregătite corect. Partea care necesită mai multă atenție este organizarea activității după înregistrare. Alegerea regimului fiscal, relația cu un contabil, emiterea facturilor, administrarea banilor și respectarea termenelor fiscale fac parte din activitatea normală a unui SRL.
Ce trebuie stabilit înainte să pregătești actele firmei
Primul pas este alegerea denumirii societății. Este util să ai pregătite mai multe variante, deoarece numele dorit poate fi deja folosit sau poate fi prea apropiat de o denumire existentă. Denumirea trebuie verificată și rezervată conform procedurii aplicabile la Registrul Comerțului.
Trebuie să stabilești apoi cine sunt asociații și cine va administra societatea. Un SRL poate avea asociat unic sau mai mulți asociați. Administratorul se ocupă de conducerea firmei și o reprezintă în relațiile cu alte persoane, instituții, furnizori, clienți sau bănci, în limitele stabilite prin actul constitutiv și prin lege.
Un alt element important este sediul social. Firma trebuie să aibă o adresă oficială, folosită pentru înregistrare și pentru corespondența societății. Dreptul de utilizare a spațiului trebuie justificat printr-un document corespunzător, în funcție de situație.
Înainte de depunerea dosarului trebuie stabilit și obiectul de activitate. Aici contează alegerea corectă a codurilor CAEN potrivit clasificării aflate în vigoare. Activitatea principală ar trebui să reflecte ceea ce va face efectiv firma, iar activitățile secundare pot acoperi alte servicii sau produse pe care intenționezi să le oferi.
Este util să verifici din timp dacă activitatea aleasă presupune autorizații, avize, calificări sau alte condiții speciale. Cerințele diferă mult între un magazin online, o firmă de construcții, un restaurant, o agenție de servicii sau o activitate dintr-un domeniu reglementat.
În această etapă ar trebui să fie stabilite cel puțin următoarele elemente:
- denumirea societății
- sediul social
- asociatul unic sau asociații
- administratorul sau administratorii
- activitatea principală
- activitățile secundare
- capitalul social
- modul de repartizare a părților sociale
- regulile importante privind administrarea societății
Actul constitutiv reunește o mare parte dintre aceste informații. Tocmai de aceea, documentul trebuie pregătit în funcție de situația reală a firmei, mai ales atunci când există mai mulți asociați.
Înființarea firmei este doar începutul
După stabilirea elementelor de bază urmează pregătirea și depunerea documentelor necesare pentru înmatricularea societății. Procedurile Registrului Comerțului permit efectuarea unor operațiuni și în format electronic, ceea ce poate simplifica procesul pentru antreprenorii care au documentele pregătite corespunzător.
Lista exactă a documentelor trebuie verificată în momentul depunerii, deoarece procedurile și formularele se pot modifica. În mod obișnuit, dosarul este construit în jurul actului constitutiv, documentelor privind sediul, declarațiilor și informațiilor despre persoanele implicate în societate.
Un aspect care merită discutat înainte de înființare este contabilitatea. SRL-ul are obligații contabile și fiscale proprii, iar evidența firmei trebuie ținută conform regulilor aplicabile societăților. Colaborarea cu un contabil încă de la început te ajută să alegi corect variantele disponibile și să organizezi documentele.
Regimul fiscal al firmei merită analizat în funcție de activitatea estimată, venituri, cheltuieli, numărul de angajați și planurile de dezvoltare. Regulile privind impozitarea microîntreprinderilor, impozitul pe profit și TVA au condiții specifice și se pot modifica, motiv pentru care deciziile trebuie luate pe baza legislației valabile la data înființării.
TVA-ul este un alt subiect important. Unele firme încep activitatea fără să fie înregistrate în scopuri de TVA, iar pentru altele înregistrarea poate deveni necesară sau utilă în funcție de cifra de afaceri, tipul tranzacțiilor și partenerii comerciali. Tranzacțiile cu firme din alte state pot aduce obligații suplimentare.
După înregistrarea societății trebuie organizate și operațiunile curente. În funcție de activitate, acestea pot include:
- deschiderea și folosirea unui cont bancar al firmei
- organizarea contabilității
- emiterea și păstrarea documentelor justificative
- utilizarea sistemelor electronice obligatorii pentru situația firmei
- încheierea contractelor cu furnizorii și clienții
- gestionarea salariilor dacă există angajați
- depunerea declarațiilor fiscale aplicabile
Separarea banilor firmei de banii personali este una dintre regulile practice care simplifică mult administrarea unui SRL. Încasările societății aparțin firmei, iar folosirea banilor trebuie făcută și documentată în formele permise de lege.
Ce costuri și obligații trebuie luate în calcul
Un antreprenor aflat la început se concentrează deseori asupra costului efectiv al înființării. Pentru planificarea afacerii sunt însă mai importante cheltuielile care apar lunar sau anual după ce societatea începe să funcționeze.
Bugetul ar trebui să includă contabilitatea, serviciile bancare, eventualele aplicații de facturare, salariile, taxele, chiria, utilitățile, asigurările, autorizațiile și alte servicii necesare activității. O firmă cu puține încasări poate avea în continuare costuri administrative recurente.
Trebuie înțeleasă și diferența dintre cifra de afaceri, profit și banii disponibili în cont. O factură emisă reprezintă o operațiune a firmei, dar momentul încasării influențează lichiditatea. În același timp, profitul contabil se stabilește pe baza regulilor contabile și fiscale, nu doar prin verificarea soldului bancar.
Dacă firma obține profit, asociații pot ajunge să primească dividende atunci când sunt îndeplinite condițiile legale pentru distribuirea lor. Dividendele au propriul tratament fiscal, iar taxele aplicabile trebuie calculate conform regulilor în vigoare în perioada distribuirii.
Dacă SRL-ul va avea angajați, apar obligații suplimentare. Contractele individuale de muncă, evidența salariaților, calculul salariilor, contribuțiile și declarațiile trebuie gestionate corect. Costul unui angajat trebuie analizat prin raportare la costul total suportat de firmă, nu doar la suma netă primită de persoana respectivă.
Răspunderea limitată reprezintă un avantaj important al SRL-ului, însă nu înseamnă că administratorul poate ignora obligațiile societății. Administrarea trebuie făcută responsabil, documentele trebuie păstrate, iar taxele și declarațiile trebuie gestionate la termenele aplicabile.
O firmă bine pregătită este mai ușor de administrat
Deschiderea unui SRL merită privită ca începutul unei activități economice organizate, nu doar ca o procedură de obținere a certificatului de înregistrare. Cele mai bune decizii sunt luate atunci când antreprenorul știe de la început ce va vinde, cui se adresează, ce cheltuieli va avea și cum își va administra firma.
Înainte să depui documentele, stabilește activitatea, verifică atent codurile CAEN, pregătește sediul social și discută partea fiscală și contabilă cu un specialist. Pentru domeniile reglementate, verifică și autorizațiile necesare înainte de începerea efectivă a activității.
Un SRL bine organizat de la început înseamnă documente puse în ordine, bani gestionați corect și mai mult timp pentru dezvoltarea afacerii. Câteva decizii luate atent înainte de înființare pot simplifica semnificativ administrarea firmei în lunile și anii următori.